5 dicas para melhorar a comunicação interna no serviço público
Alcançar a excelência na comunicação interna é um desafio vivido por praticamente todas as organizações, sejam públicas, privadas ou que envolvem a sociedade civil organizada. Não importa o porte ou o seu tempo de existência, em algum momento, as instituições sofrerão com a falta de integração e sincronia entre os profissionais. Com a comunicação interna no serviço público não é diferente.
O problema é que, muitas vezes, os processos estão enraizados na rotina. São os mesmos procedimentos usados há anos e os servidores estão habituados a executar suas atividades de uma determinada forma. O uso da tecnologia, porém, tem mostrado que é possível alcançar maior economia, agilidade e eficiência realizando a mesma tarefa, mas de forma diferente.
A comunicação interna pode parecer uma rotina de bastidores, mas o fato é que seus resultados interferem em processos externos, que envolvem o cidadão. O trâmite entre as solicitações da população, por exemplo, depende da eficiência da comunicação entre os setores.
Melhorar a comunicação interna no serviço público é possível, mas para isso, é preciso modernizar os processos e a maneira como as atividades são realizadas. A seguir, mostraremos 5 dicas para melhorar a comunicação interna no serviço público. Boa leitura!
1. Defina um canal de comunicação oficial
Centralizar a comunicação é uma forma de evitar que falhas aconteçam. Isso quer dizer que um único canal de comunicação deve ser utilizado para a troca de informações entre os profissionais. Este canal deve ser definido e informado a todos, para que possam fazer uso de forma oficial.
A definição de um ou mais canais de comunicação aumenta a eficiência no recebimento das solicitações e torna os processos mais seguros. Além disso, será possível realizar auditorias em caso de fraudes ou falhas.
2. Conecte os servidores
O serviço público conta com diversas secretarias e setores. Todos os servidores, principalmente aqueles que atuam no mesmo setor, precisam estar conectados. Profissionais de outros departamentos também precisam ter acesso aos conteúdos e informativos que lhes dizem respeito, para dar fluidez aos trâmites.
A conexão reduzirá o tempo de comunicação e troca de informações entre os servidores. Ou seja, não será necessário replicar o mesmo comunicado ou informação múltiplas vezes, correndo o risco de que alguém não receba a mensagem. Todos terão acesso ao mesmo ambiente.
3. Comunicação de mão dupla
As instituições públicas podem contar com murais e ambientes onde os comunicados são expostos, porém, a interação entre os servidores também deve ser estimulada. Os painéis, por mais visuais e efetivos que sejam, são recursos que não permitem que o servidor responda, envie uma dúvida ou reclamação.
Por mais que a função do mural seja informativa, quando digitais, os servidores podem contribuir com suas experiências ou apresentar questionamentos. Ofereça alternativas para respostas, seja com formulários, caixas de sugestões ou mecanismos digitais (ouvidoria interna, redes sociais, intranet).
4. Reduza o uso de papel
A circulação de papéis em órgãos públicos é alta e tem um custo considerável. Utiliza-se papel para praticamente todas as atividades, principalmente de comunicação. O uso deste material pode ser reduzido, aumentando a eficiência e transparência das atividades, além de diminuir despesas e desperdícios.
5. Torne a comunicação aberta para todos os setores envolvidos
Um dos problemas na comunicação centralizada é ficar sob a responsabilidade de um único indivíduo. Se uma equipe precisa ser informada sobre um evento, processo ou novo procedimento, o comunicado é enviado ao responsável pelo departamento, que deve informar os outros servidores.
A falha neste processo acontece quando o servidor não consegue repassar a informação, por qualquer motivo, ou quando a informação não chega de forma clara. Tornar a comunicação aberta a todos, de forma horizontal, elimina esta responsabilidade do profissional e garante a eficiência no envio da mensagem.
Ter uma comunicação interna direta e imediata na prefeitura é fundamental para que os munícipes tenham seus pedidos atendidos com agilidade. É possível reduzir o volume de atendimentos que são realizados presencialmente. O processo se torna mais rápido, não só para os servidores públicos – que conseguem executar as suas atividades com rapidez, mas para a população, que evita o deslocamento até a prefeitura e suas secretarias, ganhando mais tempo. A confiança da população também é impactada positivamente.
Diversas instituições públicas municipais e estaduais estão investindo na digitalização da comunicação interna com objetivo de reduzir falhas, aumentar a eficiência e agilizar processos eletrônicos. O ganho com a mudança no modelo torna os processos mais ágeis, simples, transparentes e econômicos.
