TCE-GO promove aceleração na digitalização e otimização de seus processos com uso de solução Maven
A partir da plataforma Maven DOC o Tribunal de Contas de Goiás baixou seus custos e facilitou o gerenciamento interno de processos e documentos.
O projeto de digitalização do TCE-GO foi idealizado ainda em 2017 e a Maven acompanhou todo esse planejamento de perto. Em 2018 a solução Maven DOC foi implementada e disponibilizada aos servidores para uso e, desde então vem promovendo aceleração na digitalização e otimização de processos, além de passar por atualizações para acompanhar o desenvolvimento do plano de digitalização do Tribunal de Contas de Goiás.
A solução Maven DOC pertence ao projeto eTCE, que visava oferecer de forma totalmente digital visibilidade e controle dos processos ativos e já concluídos, assim como fornecer acesso instantâneo a toda documentação agregada a cada um deles. A Maven pôs em ação, junto com a Gerência de Tecnologia da Informação do Tribunal, o desejo de digitalizar e otimizar as atividades do TCE-GO.
“O Maven DOC é muito importante para os usuários do sistema de processo eletrônico, além da disponibilização de visualização eletrônica também agregou muito valor no repositório de documento da instituição, denominado Louise, que armazena todos os documentos do TCE-GO indexados utilizando o motor de OCR do Maven DOC.”, disse Licardino Siqueira, Gerente de TI no Tribunal de Contas do Estado de Goiás.
A solução Maven DOC no TCE-GO
O Maven DOC funciona como uma espécie de plugin, um visualizador de documentos integrado ao software de processo eletrônico eTCE-GO já utilizado pelo Tribunal, o que facilitou e agilizou o processo de implantação.
Além de trazer uma melhor experiência para o usuário, que agora pode visualizar documentos com muita rapidez, o Maven DOC dispõe de ferramentas como anotações, acessibilidade e busca, que facilitam o uso e análise dos mais diversos documentos eletrônicos.
Com a solução o consumo de rede, um dos maiores vilões do orçamento, é reduzido em mais de 90% para o tráfego de arquivos, diminuindo o consumo de internet e podendo gerar economia em custos de banda dentro do Tribunal.
O Maven DOC também oferece uma versão app que, além de todas as funcionalidades já apresentadas em versão mobile e responsiva, apresenta também a opção de baixar os documentos e visualizá-los offline em qualquer dispositivo móvel.
A confiabilidade nas informações e proteção é garantida, pois o Maven DOC possui certificação digital da ICP-Brasil garantido segurança na análise dos documentos.
Os valores da Maven e do TCE-GO se encontram na transparência, efetividade, colaboração e celeridade.
“O projeto do TCE-GO teve uma importância imensa para a Maven. Não só pelo tamanho do Tribunal e o tempo de parceria, mas pela relevância mediante ao progresso que a solução entrega. Esse case serviu como lembrete de que a Maven segue se desafiando e acompanhando o progresso. Temos orgulho dessa parceria e do crescimento que foi tido durante o projeto.”, pontuou Juliana Moura, Coordenadora de Marketing na Maven Inventing.
A digitalização veio para ficar
Em abril de 2020, os documentos do Tribunal de Contas do Estado passaram a ser produzidos exclusivamente por meio eletrônico. O sistema foi adotado no momento em que toda a administração pública visava minimizar riscos e controlar a disseminação do vírus Covid-19 e seus impactos.
A medida, estabelecida por meio de Instrução de Serviço nº 01/2020, também é parte do programa de sustentabilidade do órgão e da política integrada, dentro das ações de manutenção da certificação da Norma Brasileira NBR ISO 14001.
O projeto de digitalização e otimização dos processos do TCE-GO já é considerado um sucesso. Hoje o tribunal já pode ver os resultados e colher benefícios da implementação da plataforma Maven DOC, como a diminuição de custos de consumo de banda já que a plataforma não necessita de download para visualização dos processos, além da centralização da gestão dos documentos que permite o acesso instantâneo a todo o acervo de documentos do tribunal de forma remota, as ferramentas dentro da plataforma que facilitam a análise de documentos com anotações e busca e muito mais.
Maven é especialista em publicações digitais
A Maven Inventing Solutions desenvolve soluções para publicação de conteúdo digital há mais de 12 anos. Líder no mercado, atende aos mais diversos nichos, como jornais, revistas, instituições públicas e governos.
A Maven nasceu com o propósito de apoiar empresas a migrar seus conteúdos do formato impresso para o digital. Hoje as soluções da Maven vão muito além da etapa de migração. A Maven desenvolve soluções de ponta a ponta para diferentes modelos de negócio.
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